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Empfehlungen zum Programm- und Projektmanagement im Zeichen der Corona-Krise

Projekte schaffen Veränderung und Innovationen. Ihre möglichst kontinuierliche Fortführung in Krisenzeiten ist essenziell wichtig für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens, um nicht in diesen Zeiten vom Wettbewerb überholt zu werden. Zusätzlich sind kleine, kurzläufige Projekte durchzuführen, um z.B. ein aktives, blitzschnelles Krisenmanagement aufzubauen.

Die Art und Weise der Durchführung und der Zusammenarbeit in Projekten hat sich durch fortschreitende Digitalisierung bereits verändert. COVID-19 hat diesen Prozess jedoch deutlich beschleunigt und Widerstände gegen virtuelle Teams abgeschafft. 

Dies ist ein unumkehrbarer Prozess, auf den sich jeder Einzelne einstellen muss und der u.a. durch folgende Effekte verstärkt wird: 

  • Geringerer CO2-Verbrauch und Reduzierung der Projektkosten durch Reduzierung der Reisekosten
  • Effizientere Nutzung der Arbeitszeiten, weil An- und Abreisen wegfallen
  • Höhere Attraktivität der Projekte für Talente der Generation Y/Z 

Nun gilt es, durch folgende Maßnahmen die Corona-Wirtschaftskrise zu meistern: 

  1. Insbesondere in Krisenzeiten ist die Bewertung und Priorisierung aller laufenden und geplanten Projekte nach Zukunftskritikalität, Wertsteigerungspotential und Dringlichkeit von elementarer Bedeutung. Strategisch wichtige Projekte wie bspw. der Aufbau digitaler Plattformen sollten neben der Durchführung von aus der Krise generierten Projekten, wie bspw. eine Lieferketten-Risikoanalyse gepaart mit Data Analytics im Unternehmen hoch priorisiert werden. 

  2. Erhöhung der Agilität in der Projektportfolio-Steuerung: Mittels eines „digitalen Projekt-Portfolio & Management Cockpits“ wird in Echtzeit aufgezeigt, auf welche Risiken und Probleme schnell reagiert werden muss. Neue Informationen dürfen nicht mehr bis zum nächsten Monats-Projektstatusbericht warten, sondern müssen sofort transparent gemacht werden, um schneller handeln zu können. Hierzu gehört auch ein gestufter Business Continuity-Plan, der mittels Szenario-Technik entwickelt wird und für mehr Planungssicherheit sorgt. Hohe Geschwindigkeit in der Kommunikation und Transparenz bei Informationen sind die Grundlage für pragmatische Entscheidungen und in der Krise die Erfolgsfaktoren. 

  3. Sofortige Investition in Virtual Collaboration: Damit die Zusammenarbeit weiter funktioniert, müssen die technischen Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden. Der Heimarbeitsplatz wird zum Smart Workplace und wird neben der Infrastruktur für Videokonferenzen mit Collaboration-Tools (MS Teams, Slack, Zoom etc.), Virtual-Whiteboards und Online-Abstimmungstools (Menti etc.) ausgestattet. Zwingend notwendig ist ein begleitendes Adoption-Programm, um die Mitarbeiter im Umgang mit den Tools zu schulen und das Verhalten auf die neue Situation hin zu verändern. Virtuelle Teamarbeit erfordert eine Umstellung der Arbeitsweise, z. B. mit täglichen Check-Ins und Check-Outs, wöchentlichen Team-Planungs- und Closing-Meetings und natürlich „virtuellem Kaffeetrinken“ mit Kollegen zum Socializing. 

Aber: Das Krisenmanagement darf nicht zum kompletten Mittelpunkt des Arbeitens werden und den Alltag bestimmen. Es ist jetzt auch die Zeit, die bestehenden Umstände zu nutzen und die Programm- und Projektkultur im Unternehmen zukunftsorientiert auszurichten. Führende Unternehmen schauen heute schon voraus auf die Zeit nach der Krise. 

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