Theoretisches Project Portfolio Management (PPM) trifft die Realität – Chancen und Ideen aus der Praxis für ein effektiveres PPM
Unternehmen im Wandel
Die letzten Jahre haben es gezeigt: der weltweite Wandel und die – auch dank Covid – stark beschleunigte Digitalisierung zwingt zum Umdenken und flexiblen Handeln. Unternehmen, die skalieren und wachsen möchten, kommen in einer immer komplexeren Umgebung nicht umhin, Work-Management und Portfolio-Lösungen zu nutzen, um eine zentrale Frage zu beantworten:
Wie trifft man die richtigen Priorisierungsentscheidungen, um gewünschte Geschäftsergebnisse zu realisieren?
Nachdem Unternehmensziele bekannt sind und Strategien ausgearbeitet wurde, kommt dann in den meisten Unternehmen einer gewissen Größe ein Project/Portfolio Tool (PPM Tool) zum Einsatz, um die ‚richtigen Projekte‘ zu starten und dann die ‚Projekte richtig‘ durchzuführen.
Entscheidung für PPM Tool
Bereits bei der Entscheidung für solch ein PPM Tool, können wir den ersten großen Unterschied sehen:
- Klare Vorgaben für Software Tool: Es werden klare Vorgaben erarbeitet – meist basierend auf derzeitigen Geschäftsprozessen- um dann eine Software auszuwählen und diese den Prozessen anzupassen.
Ein gutes Beispiel ist die Projektportfoliosteuerung, diese wird oft in unterschiedlichen Organisationseinheiten/Funktionen wahrgenommen und soll viele Stakeholder einbeziehen. - Entscheidung für Software Tool: Es wird sich für ein Software Tool entschieden, dessen Standard dann neue Prozesse im Unternehmen definieren und treiben soll. Nehmen wir einen Projektgate-Review als Beispiel: die Felder des Tools – wie z.B. Materialkosten – müssen von den Verantwortlichen befüllt sein (in diesem Fall vom Einkauf) – ist das nicht der Fall, dann wird das Projekt das Gate nicht passieren.
Beide Ansätze können richtig sein – je nach Situation!
Bessere Lösungen dank PPM Tool
Die Motivation etwas Neues einzuführen ist oft getrieben von konkreten Schwachstellen im Unternehmen bzw. in den Geschäftsprozessen. Das PPM Tool adressiert dann diese Punkte mit dem Ziel bessere Lösungen zu etablieren.
Nachdem die Entscheidung für ein PPM Tool ein großer Schritt ist, mit vielen Veränderungen, möchten man sich – verständlicherweise – alle Optionen für die Zukunft offenhalten. Hier sehen wir die nächsten Unterschiede in der Einführung bzw. Nutzung:
- Ein großes, umfassendes PPM Tool wird eingeführt, aufgrund der Komplexität werden aber oft nur einzelne Module genutzt.
Hier ein Beispiel: das vorhandene PPM Tool besteht aus 12 Modulen:
Idee verwalten, Produkte entwickeln, Projekte umsetzten, Portfolios Managen, usw. Allerdings wird nur eines davon genutzt, nämlich „Ressourcen planen“ und zwar mehr oder weniger als Controlling Instrument. Die Frage, ob ein Project Portfolio Management im Unternehmen erfolgt, wurde mit „JA“ beantwortet, denn schließlich hat man ja ein PPM Tool…
Die Komplexität und Größe des Tools verhindert in diesem Fall die volle Nutzung und somit wird das Potential nicht genutzt.
Eine wesentliche Chance für ein effektiveres PPM ist die Erkenntnis, dass die Nutzung der weiteren Module die Beantwortung der Kernfrage ermöglicht: „Wie trifft man die richtigen Priorisierungsentscheidungen, um gewünschte Geschäftsergebnisse zu realisieren?“ - PPM Tools werden zielgerichtet für einen Bereich, Funktion oder Region eingeführt, oft mit bewusst eingeschränkter Funktionalität. In dem ersten Schritt sollen wichtige Projekte, Ressourcen und essenzielle Metriken in das System implementiert werden, während andere Bereiche später nachgezogen werden können. Eine Simulationsfunktion für alle geplanten Projekte der nächsten Jahre, mit allen Kennzahlen muss nicht sofort genutzt werden und kann eingeführt werden, wenn das Tool solide läuft. In diesem Szenario ist es wichtig die richtige Balance zu finden, zwischen Inhalt, Prozess und den richtigen Bereichen. Die konsequente Nutzung und Erweiterung führen dann ebenso zu einem effektiveren PPM.
Ein wichtiger Faktor, der zentral ist und gerne unterschätzt wird, sind wir – die Menschen!
Oftmals redet man über die Merkmale, Fähigkeiten und natürlich die Kosten für eine Software. Dashboards versprechen übersichtliche Darstellungen von Informationen in einen PPM Tool. Sie funktionieren aber nur, wenn das Tool einheitlich von allen genutzt und alle Daten und Informationen gleich, konstant und dauerhaft gefüllt/genutzt werden.
Um dies sicherzustellen, müssen sehr oft Abteilungs- und funktionale Grenzen überwunden werden. Dazu ist das Verständnis nötig, dass alle zusammen an Projekten arbeiten – das geht oft nur mit einem Kulturwandel und enger Begleitung durch den Change- und Transformation Manager.
Was also hilft einem Unternehmen sein Project Portfolio Management (PPM) effektiver zu gestalten?
- Bei/Vor der Einführung: Definition des richtigen Umfangs und Selektion des passenden Tools.
- Während der Nutzung: kritische Analyse der bestehenden Module und Prozesse, Identifikation der Potentiale, die noch nicht genutzt werden – kontinuierliche Verbesserung.
- Blick nach außen: Neutrale externe Analyse und Vergleich zu anderen Unternehmen.
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