Während der persönliche Austausch vor COVID-19 zu kritischen oder komplexen Fragestellungen im Büro schnell und einfach vis-a-vis erfolgen konnte, so ist er auf Grund der „verordneten“ Home Office-Regelungen vieler Unternehmen jetzt nur noch digital möglich; sei es durch Video- und Telefonkonferenz oder sonstige Collaboration-Tools. Dabei stellen gerade jetzt viele Unternehmen und insbesondere Finanzabteilungen und Buchhaltungen fest, dass ihre bislang verwendenden analogen Prozessketten in Zeiten der Digitalisierung kaum aufrechtzuerhalten sind und zu einem fundamentalen Umdenken führt.
Warum „Weiter wie bisher“ keine Option ist
Record-to-Report (R2R)-Prozesse wurden in der Vergangenheit selten und nur bei dringendem Bedarf modernisiert und an aktuelle Erfordernisse angepasst. Dabei verlangt der reaktive Abschlussprozess, dass die Abstimmungs- und Abschlussarbeiten in eine sehr kurze Zeitspanne verdichtet werden, die zeitliche und sachliche Abstimmung zu kurz kommt und für eine detaillierte Analyse der Berichte schlichtweg die Zeit fehlt. Die damit einhergehende erhöhte Fehleranfälligkeit beeinträchtigt die Qualität, Genauigkeit und die Aktualität der Ergebnisse.
Analyse und Vorgehensweise
Während ein Abschlussprozess aus vielen im Detail aufeinander abgestimmten Schritten besteht, die häufig auch in lokalen „Checklisten“ festgelegt sind, werden dennoch zusätzliche Schleifen gedreht, um beispielsweise nicht zueinander passende Intercompany-Beträge oder falsch zugeordnete Konten zu klären. Was grundsätzlich nicht kompliziert klingt, gerät jedoch insbesondere in Zeiten des verordneten Home-Office oftmals durch „persönliche“ Abstimmungsprozesse über verschiedene Zeitzonen, Kulturen sowie die Arbeit unter signifikantem Zeitdruck zu einem unvorstellbaren Chaos. Daher stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie diese Aufgaben, die schnelle und präzise Abstimmungen erfordern, in gleicher Qualität remote erledigt werden können.
So erwächst gerade jetzt bei CFOs die Bereitschaft, die Optimierungen zur „Digitalisierung und Dezentralisierung des Financial Closing“ stärker zu forcieren, die Realisierung zu beschleunigen sowie die Prozesse zu verschlanken und zu automatisieren.
Tipps und Tricks für Ihren Arbeitsalltag
- Hinterfragen Sie die Notwendigkeit der jeweiligen Datenerhebung
Oftmals werden seit Jahren Berichte erstellt, die aufgrund geänderter Anforderungen keinen (ausreichenden) Mehrwert mehr bieten. Doch gleichzeitig ist oftmals hier der Aufwand der Datenerhebung besonders groß.
- Vermeiden Sie separate Tabellenkalkulationen
Lokale Tabellenkalkulationen und Checklisten sind immer zeitaufwändig, intransparent und gleichzeitig fehleranfällig. Versuchen Sie, solche Kalkulationen in bereits bestehende Systeme zu integrieren. Falls dazu nichts vorliegt: Es gibt bereits Standardtools sowie die Möglichkeit einer Erweiterung der bestehenden Konsolidierungslösungen sowie kollaborative Add-On’s für ERP-Lösungen.
- Standardisieren, kontrollieren und optimieren Sie ihre Abläufe
Standardisieren Sie Ihre Abläufe und vereinfachen Sie, wo immer möglich, einzelne Zwischenschritte. Setzen Sie Validierungsmechanismen und automatisierte Kontrollen ein. Arbeiten Sie mit klaren, transparenten Ablaufplänen und eindeutig zugewiesenen Verantwortungen. Und dokumentieren Sie die Prozesse!
- Vereinheitlichen Sie den Umfang des monatlichen Abschlusses
Die Anforderungen an den Monatsabschluss weichen häufig von denen an den Quartals-, Halbjahres- oder Jahresabschluss ab. Vereinheitlichen Sie den monatlichen Abschlussprozess, und ergänzen Sie die Checklisten mit zusätzlichen Anforderungen für Quartals-, Halbjahres- und Jahresabschlussprozesse. Entwickeln Sie eine Methodik, nach der Prozesse, die traditionell am Monatsende oder am Ende der jeweiligen Periode stattfinden, kontinuierlich über die Periode verteilt werden.
- Automatisieren Sie sich wiederholende und fehleranfällige Prozesse
Viele Tätigkeiten im Abschlussprozess sind repetitiv. Nutzen Sie das volle Automatisierungspotenzial, das sich Ihnen bietet, und automatisieren Sie wiederholende, großvolumige und fehleranfällige Prozesse – einschließlich das Ausziffern von offenen Posten. Dafür eignen sich RPA-Lösungen genauso wie speziell entwickelte Finanz-anwendungen. Diese setzen gleichzeitig Ressourcen frei, was wiederum zu einer deutlichen Qualitätsverbesserung führt - quasi eine win-win-Situation.
Zudem empfehlen wir eine Umstelleng auf einen digitalen Belegfluss, „one single source of truth“ und ein real-time Reporting. Denn: Wenn Belege direkt und in einer gemeinsamen Datenquelle verarbeitet und zeitnah ausgewertet werden können, kann der Abschlussprozess auch remote schnell und hochwertig ablaufen.
Viele unserer Empfehlungen klingen selbstverständlich – und sind trotzdem in der Realität nicht immer umgesetzt. Mit Hilfe unseres strukturierten Workshopkonzepts helfen wir Ihnen gerne, die größten Hebel in der Vereinfachung Ihrer Abschlussprozesse zu aktivieren.
