AdEx Partners: Mit welcher Herausforderung sind Sie ins Digital Bootcamp gestartet?

Mischa Rychener: Unsere größte Herausforderung bestand darin, die bereits vorhandenen Tools – Salesforce, Marketing-Automation, Social-Media-Kanäle und unsere Website – besser zu nutzen. Wir wollten unsere Daten intelligenter erfassen, verwalten und anreichern, um eine stärker spendenzentrierte Kommunikation aufzubauen und langfristige Beziehungen zu fördern. Letztlich unterstützt das unser ambitioniertes Ziel, bis 2030 100 Millionen US-Dollar einzuwerben.

AdEx Partners: Warum war dieses Thema für Ihre Organisation so entscheidend?

Mischa Rychener: Wir arbeiten mit sehr unterschiedlichen Spendersegmenten – von Erstspendern bis hin zu langjährigen Großspendern mit entsprechend hohen Beiträgen. Jede dieser Gruppen benötigt eine individuell zugeschnittene Ansprache. Als kleines Team mit begrenzten Ressourcen konkurrieren wir mit großen Hilfsorganisationen und dem Privatsektor, die sehr personalisierte Nutzererlebnisse bieten können. Um lebenslange Verbundenheit aufzubauen, müssen wir sicherstellen, dass sich unsere Spender verstanden und wertgeschätzt fühlen.

AdEx Partners: Wie haben Sie Erfolg definiert, als Sie sich für das Bootcamp beworben haben?

Flor Cagliero: Wir suchten externe Orientierung und Unterstützung bei der Priorisierung. Erfolg bedeutete für uns, eine klare Roadmap zu entwickeln: unsere Dateninfrastruktur vollständig zu verstehen, interne Kompetenzen aufzubauen und Botschaften zu entwickeln, die auf Basis von Daten wirklich bei unseren Spendern ankommen.

AdEx Partners: Wo lagen die größten CRM- bzw. Datenherausforderungen?

Flor Cagliero: Uns fehlte ein vollständiger Überblick über unsere Systeme und deren Integrationen. Gleichzeitig verfügten wir nur über begrenzte personenbezogene Spenderdaten. Das führte zu unvollständigen Spenderprofilen und inkonsistenter Datenqualität – was Segmentierung und zielgerichtete Kommunikation erheblich erschwerte.

AdEx Partners: Wie hat das Bootcamp-Format geholfen, von Ideen ins Handeln zu kommen?

Mischa Rychener: Der Kick-off-Workshop war ein echter Wendepunkt. Die visuelle Darstellung unserer gesamten digitalen Infrastruktur hat uns erstmals die tatsächliche Komplexität vor Augen geführt. Das hat für Klarheit gesorgt und innerhalb des Projektteams Vertrauen und Alignment geschaffen.

Flor Cagliero: Die Sprint-Meetings haben uns fokussiert gehalten. Indem wir Maßnahmen in überschaubare Schritte unterteilt haben, wurde Fortschritt greifbar und realistisch umsetzbar.

AdEx Partners: Welche zentralen Erkenntnisse haben Sie aus der Analyse Ihrer Datenlandschaft gewonnen?

Flor Cagliero: Uns wurde bewusst, wie komplex unser Setup tatsächlich ist – und wo konkrete Lücken bestehen. Teilweise war die Verantwortung für Datenflüsse nicht klar definiert, und wir haben fehlende Schritte in der Datenerhebung identifiziert. Allein diese Transparenz war enorm wertvoll.

AdEx Partners: Hat das Bootcamp Ihre tägliche Arbeit mit Daten verändert?

Flor Cagliero: Absolut. Wir betrachten heute jede Spenderinteraktion als Chance zur Datenanreicherung. Wir haben regelmäßige Qualitätsprüfungen eingeführt, unsere Dokumentation verbessert und arbeiten deutlich disziplinierter bei der Dateneingabe.

Mischa Rychener: Darüber hinaus hat ein echter Mindset-Shift stattgefunden: Daten werden nicht mehr als rein technische Aufgabe gesehen, sondern als gemeinsames strategisches Asset der gesamten Organisation.

AdEx Partners: Welche konkreten Ergebnisse konnten Sie erzielen?

Flor Cagliero: Wir haben unsere Spendersegmentierung verbessert, das Reporting beschleunigt und ein internes CRM-Issue-Tracking-System eingeführt. Zudem verfügen wir dank neu aufgebauter Dashboards über deutlich mehr Transparenz hinsichtlich des Spenderengagements.

AdEx Partners: Was hat das Projekt aus Ihrer Sicht besonders erfolgreich gemacht?

Flor Cagliero: Die enge Zusammenarbeit, der externe Blick ohne interne Voreingenommenheit sowie klar definierte Verantwortlichkeiten für Tools und Prozesse. Jeder wusste genau, welche Rolle er oder sie innehat.

AdEx Partners: Wie geht es für Sie weiter?

Mischa Rychener: Wir planen eine weitere Spenderbefragung, entwickeln ein Scoring-Modell sowie zusätzliche Segmentierungen in Salesforce und arbeiten weiter an der Verbesserung unserer Datenqualität. Außerdem werden wir die Rollen und Verantwortlichkeiten rund um das CRM-Management klarer definieren.

AdEx Partners: Welchen Rat würden Sie anderen NGOs geben, die einen ähnlichen Weg einschlagen möchten?

Mischa Rychener: Machen Sie es – und benennen Sie intern eine verantwortliche Person, die den Prozess führt. Volles Engagement macht den entscheidenden Unterschied.

Das Interview führten Friederike Keuter-Thies und Hans-Peter Heuser.