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Weniger Kosten, mehr Wert aus IT
Wie Value-Based IT Cost Management Kosten reduziert, Wert schützt und Investitionen fokussiert
Steigende Technologiekosten, wachsende Komplexität und neue Anforderungen setzen IT-Budgets unter Druck. Unternehmen müssen IT-Kosten senken und gleichzeitig weiter in Modernisierung, Cybersecurity, Automatisierung, AI und Business Enablement investieren. Pauschale Kürzungen lösen diesen Zielkonflikt nicht. Ganz im Gegenteil: Sie können genau die Fähigkeiten schwächen, die Unternehmen für ihre Transformation brauchen.
Value-Based IT Cost Management setzt deshalb nicht bei einer allgemeinen Sparvorgabe an, sondern bei einer differenzierten Managementfrage: Was sollte gekürzt werden, was ist zu schützen und wo lassen sich Ressourcen gezielt einsetzen?
Warum IT-Kosten unter Druck stehen
IT-Organisationen stehen heute unter mehrfacher Belastung. Digitalisierung und Wachstum erzeugen neue Business-Anforderungen, Regulatorik und Compliance erhöhen den Steuerungsaufwand, Cybersecurity verlangt zusätzliche Investitionen. Cloud, AI und neue Plattformen erweitern die technologische Landschaft, während bestehende Systeme häufig weiterbetrieben werden müssen. Gleichzeitig steigen vielerorts Lizenz- und Servicekosten.
Steigender IT-Aufwand ist dabei nicht per se problematisch. Kritisch wird es, wenn zusätzliche Ausgaben nicht mit zusätzlichem Business Value einhergehen. In vielen Unternehmen wachsen Anwendungslandschaften, Projektportfolios und technologische Abhängigkeiten schneller als die Fähigkeit, sie konsequent zu priorisieren und zu vereinfachen.
Was IT-Kosten wirklich treibt
Steigende IT-Kosten haben selten nur eine Ursache. Häufig wirken mehrere strukturelle Faktoren zusammen und verstärken sich gegenseitig. Vier Treiber sind besonders relevant:
- Komplexität: Wachsende Anwendungslandschaften, redundante Tools und Plattformen, Legacy-Systeme sowie hoher Integrationsaufwand machen IT zunehmend teuer in Betrieb und Veränderung.
- Demand: Zu viele parallele Initiativen, überlastete Portfolios, fehlende Priorisierung oder Overengineering verteilen Ressourcen auf zu viele Themen und erhöhen dauerhaft den Delivery-Druck.
- Governance: Fehlende Kostentransparenz, unklare Ownership und schwache Demand-Steuerung erschweren es, Kosten aktiv zu beeinflussen und Prioritäten durchzusetzen.
- Organisation: Viele Schnittstellen, funktionale Silos und fragmentierte Verantwortlichkeiten erzeugen Koordinationsaufwand und binden Kapazität, die für tatsächliche Wertschöpfung fehlt.
Technologie ist dabei häufig nicht der eigentliche Problemkern. Viele IT-Kostenprobleme entstehen zugleich in Management, Governance und Operating Model. Wer IT-Kosten nachhaltig verändern will, muss daher die strukturellen Ursachen hinter den Zahlen verstehen.
Was verstehen Sie unter Value-Based IT Cost Management – und wie unterscheidet sich dieser Ansatz vom klassischen Cost Cutting?
„Value-Based IT Cost Management verbindet Kostensteuerung mit dem Business Value. Statt Ausgaben pauschal zu kürzen, werden Kosten mit geringem Wertbeitrag reduziert, wichtige Fähigkeiten geschützt und Ressourcen gezielt auf strategisch relevante Themen ausgerichtet.“
- Dr. Michael Holzapfel
CUT: Wo Kosten reduziert werden sollten
Wenn kurzfristig Einsparungen verlangt werden, sind pauschale Budgetkürzungen oder reine Benchmark-Programme naheliegend. Sie können kurzfristig Savings erzeugen, ohne jedoch die strukturellen Ursachen zu beheben. Schließlich bleibt eine komplexe Anwendungslandschaft komplex; fehlende Priorisierung bleibt fehlende Priorisierung, und eine ineffiziente Governance wird nicht effizienter, weil ihr Budget kleiner wird.
Value-Based IT Cost Management setzt deshalb gezielt dort an, wo Wert verloren geht. Im Fokus stehen Low-Value Demand, Redundanzen, ungenutzte Kapazitäten, unnötige Komplexität, ungenutzte Lizenzen, manuelle Prozesse oder überdimensionierte Services. Entscheidend ist nicht die Größe eines Kostenblocks allein, sondern sein Beitrag zum Business und das realistische Effizienzpotenzial.
Benchmarks bleiben hierbei hilfreich, weil sie auffällige Kostenpositionen sichtbar machen können. Sie sind jedoch Ausgangspunkt, nicht Antwort. Erst die Analyse der Ursachen zeigt, welche Maßnahmen nachhaltig sinnvoll sind.
Welche IT-Kosten sollten Unternehmen zuerst reduzieren – und wie erkennen sie, welche wertschaffenden Ausgaben trotz Kostendruck geschützt werden müssen?
„Reduziert werden sollten vor allem Redundanzen, ungenutzte Lizenzen, unnötige Komplexität und niedrig priorisierte Anforderungen. Investitionen in Modernisierung, Cybersecurity, Resilienz, Automatisierung und Business Enablement sollten dagegen geschützt werden, wenn sie einen klaren strategischen Wert schaffen.“
- Dirk Becker
Protect: Welche IT-Ausgaben Wert schaffen
Nicht jede hohe IT-Ausgabe ist problematisch, denn bestimmte Investitionen finanzieren genau die Fähigkeiten, die für Stabilität, Transformation und zukünftiges Wachstum entscheidend sind. Wer unter hohem Kostendruck pauschal kürzt, riskiert deshalb, gleichzeitig kritische Capabilities zu schwächen.
Geschützt werden sollten insbesondere Ausgaben, die einen klaren Wertbeitrag leisten oder strategisch notwendige Fähigkeiten ermöglichen. Hierzu zählen Modernisierung, Cybersecurity, Resilience und Automatisierung ebenso wie Business Enablement. Entscheidend ist eine bewusste Abwägung: Wo würden Kürzungen kurzfristig Kosten reduzieren, mittelfristig jedoch Risiko, Komplexität oder Veränderungsbedarf erhöhen?
Genau hier liegt der Unterschied zu klassischem Cost Cutting: Value-Based IT Cost Management betrachtet nicht nur, was reduziert werden kann, sondern auch, was bewusst erhalten werden muss.
Invest: Wo Ressourcen künftig mehr Wirkung entfalten
Kostenreduktion schafft zusätzlichen Wert, wenn frei werdende Mittel und Kapazitäten bewusst neu priorisiert werden und dadurch eine bessere Allokation von Kapital und Kapazität ermöglichen.
Ressourcen können beispielsweise in Automation, Modernization, Cybersecurity, AI oder Business Enablement fließen. All dies sind Themen, die Effizienz, Resilienz und zukünftige Geschäftsfähigkeit verbessern. Hierbei geht es nicht um ein automatisches Reinvestieren jeder Einsparung; entscheidend ist vielmehr, Investitionen dort zu priorisieren, wo sie strategisch den größten Nutzen schaffen.
Damit verändert sich die Managementfrage grundlegend: weg von „Wie reduzieren wir unser IT-Budget?“ hin zu „Was sollten wir kürzen, was schützen und wo gezielt investieren?“
Wie lassen sich IT-Kosten nachhaltig senken und nach welchen Kriterien sollten Unternehmen entscheiden, welche Effizienzhebel zuerst umgesetzt werden?
„Unternehmen müssen zunächst ihre strukturellen Kostentreiber transparent machen und Maßnahmen nach Einsparpotenzial, Business Impact, Risiko und Umsetzbarkeit priorisieren. Klare Verantwortlichkeiten, eine verbindliche Roadmap und konsequentes Benefit Tracking sichern die nachhaltige Umsetzung.“
- Alexander Orth
Von Cost Pressure zu nachhaltiger Cost Leadership
Ein gutes Cost-Programm geht weit hinaus über eine Liste potenzieller Maßnahmen. Es schafft eine belastbare Baseline, Transparenz über Cost Driver, eine klare Sicht auf Hotspots, priorisierte Hebel und eine Roadmap für die Umsetzung.
Nachhaltiges IT Cost Management ist erreicht, wenn die Organisation nicht erst auf die nächste Sparrunde reagieren muss. Ein reifer Ansatz macht Cost Driver kontinuierlich transparent, priorisiert Demand konsequent, steuert Komplexität aktiv und verankert Ownership für Kosten, Maßnahmen und Benefits.
So wird aus Kostendruck eine dauerhafte Managementfähigkeit: Kosten dort reduzieren, wo Wert verloren geht; Investitionen dort schützen, wo sie Wert schaffen; und Ressourcen dorthin lenken, wo sie strategisch am meisten bewirken.
IT Cost & Efficiency Quick Scan: Wo liegen die größten Kosten- und Effizienzpotenziale Ihrer IT?
Mit dem IT Cost & Efficiency Quick Scan schafft AdEx Partners in einem fokussierten Assessment schnell Transparenz über zentrale Kostentreiber und Effizienzlücken und leitet daraus eine realistische Savings Ambition ab.
Aufbau einer IT Cost & Capacity Baseline
Screening vordefinierter Cost- und Efficiency-Hypothesen
Validierung zentraler Erkenntnisse durch ausgewählte Management-Interviews
Entwicklung einer IT Cost Heatmap und eines vereinfachten Cost Driver Models
Identifikation einer Top-10 Money Burning List mit Ursachen und indikativen Potenzialen
Definition von Target Cost KPIs und einer realistischen Savings Ambition
Ableitung einer priorisierten Savings Roadmap
Der Nutzen: schnelle Transparenz über Cost Driver und Efficiency Gaps, Fokus auf die Hebel mit dem größten erwarteten Impact und eine klare Unterscheidung zwischen Quick Wins und strukturellen Maßnahmen.
Wo kann Ihre IT weniger kosten und mehr Wert schaffen?
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